Organisasional
vs Operasional
Tingkat yang berbeda bisa
diidentifikasi di manajemen proses bisnis. Pada tingkat yang paling tinggi,
strategi dirincikan yang mana menjelaskan konsep jangka panjang perusahaan
untuk membangun keuntungan yang kompetitif dan berkelanjutan di area pasar.
Contohnya, yaitu strategi pada tingkat organisasi secara umum seperti keinginan
menguasai pasar dalam beberapa tahun. Pada tingkat kedua, strategi bisnis lebih
mengarah ke tujuan operasional. Setiap tujuan dapat dipecah menjadi beberapa
sub-tujuan. Contohnya, yaitu strategi yang khusus dilakukan untuk mencapai
tujuan tertentu seperti melakukan promosi besar-besaran agar menarik
peminat. Pada tingkat ketiga, proses
bisnis bisa ditemukan. Proses bisnis merupakan proses tingkat tinggi yang
biasanya ditentukan dalam bentuk tekstual oleh masukan, keluaran, hasil, dan
ketergantungan pada proses bisnis perusahaan lain. Proses bisnis ini berperan
sebagai pemasok atau proses konsumen. Contohnya yaitu, sebuah proses bisnis
perusahaan untuk mengelola bahan baku dari sekumpulan pemasok seperti halnya
pabrik gula menarik pemasokan dari pengepul tebu para petani.
Teknik informal dan semiformal digunakan pada tingkat
yang tinggi. Strategi perusahaan, tujuan, dan proses bisnis bisa dijelaskan
dalam teks biasa dan ditambah dengan diagram. Sementara proses bisnis
organisasional bercirikan fungsi bisnis yang kasar atau umum, biasanya ada
beberapa proses bisnis operasional yang diperlukan berkontribusi untuk satu
proses bisnis organisasional. Dalam proses bisnis operasional, kegiatan dan
hubungan mereka dirincikan, tetapi aspek pelaksanaan proses bisnis diabaikan.
Proses bisnis operasional dirincikan oleh model proses bisnis. Proses bisnis
operasional merupakan dasar untuk mengembangkan proses bisnis yang diterapkan.
Proses bisnis yang diterapkan berisi informasi tentang pelaksanaan kegiatan
proses dan lingkungan teknis dan perusahaan di mana proses bisnis akan
diterapkan. Jadi, strategi bisnis menentukan tujuan, tujuan menentukan proses
bisnis organisasional, proses bisnis
organisasional menentukan proses bisnis operasional, proses bisnis
operasional menentukan proses bisnis yang akan diterapkan untuk mencapai
strategi bisnis agar tujuan utama tercapai.
Proses
Intraorganisasional vs Proses Koreografi
Proses bisnis intraorganisasional
merupakan proses bisnis yang mana tidak ada interaksi antar proses bisnis dari
suatu perusahaan dengan proses bisnis pihak lain. Misal, perusahaan sablon
tingkat kecil yang masih melakukan produksi tanpa bantuan dari pihak lain.
Namun, kebanyakan antara perusahaan satu dengan lainnya mempunyai interaksi
proses bisnis dan membentuk koreografi proses. Misal, bagian gudang di satu perusahaan
terlibat dengan bagian akuntansi terkait dengan hal pencatatan stok yang akan
diolah menjadi data. Proses intraorganisasional merampingkan proses internal
dengan cara menghilangkan aktivitas-aktivitas yang tak bernilai. Personil dari
perusahaan diwakili dalam model organisasional yang digunakan untuk
mengalokasikan kegiatan untuk orang-orang yang terampil dan kompeten untuk
melakukan kegiatan tersebut. Hal ini bisa didukung oleh tradisional workflow management
system. Interaksi proses bisnis bukan hanya memperhatikan aspek komunikasi
melainkan juga masalah hukum atau kotak dengan perusahaan lain.
Tingkat
Otomatisasi
Proses bisnis bisa dibedakan di tingkat otomatisasi.
Adapun proses bisnis yang berjalan otomatis secara penuh atau menyeluruh.
Contohnya, yaitu ATM(Automatic Teller Machine) yang disediakan oleh pihak bank
tertentu. Pihak bank melakukan proses otomatis sedangkan pihak nasabah terlibat
dalam hal manual seperti memasukkan pin, jumlah penarikan, dsb. Dalam hal ini
integrasi antar perangkat lunak diperlukan. Adapun proses bisnis yang secara
manual yang di dalamnya terdapat otomatisasi. Contohnya, yaitu sistem absensi
manual. Mahasiswa mengisi tanda hadir manual lalu proses otomatis terjadi saat
pengolahan data hasil rekap individu maupun kelas. Contoh lain, yaitu klaim
asuransi.
Tingkat
Pengulangan
Proses
bisnis bisa dibedakan menurut tingkat pengulangan. Adapun proses bisnis yang
berperulangan tinggi tanpa peran manusia. Contohnya seperti sistem keamanan
bandara khususnya pada pengecekan barang bawaan. Barang-barang berupa tas dan
koper akan dicek melalui alat yang terdiri dari eskalator jalan dan pengecek.
Perulangan yang terjadi sangat tinggi karena hampir setiap penumpang mempunyai
barang bawaan dan di sini tidak ada keterlibatan manusia. Jika
tingkat pengulangan tinggi, maka investasi
dalam pemodelan dan pendukung diberlakukannya otomatisasi proses terbayar, karena banyak hal proses mendapat manfaat dari investasi tersebut. Seperti
halnya apakah pemodelan proses yang memiliki biaya yang cukup mahal sebenarnya
tidak terbayar. Padahal, hal itu menciptakan kolaborasi proses bisnis yang
menimbulkan efisiensi waktu dan juga menelusuri apa sebenarnya yang sudah
dilakukan dan hubungan sebab akibat antara tugas-tugas proyek. Proses bisnis
berpengulangan rendah sering tak seluruhnya otomatis dan kolaboratif sehingga
otomatisasi belum perlu dan tentu lebih murah juga.
Tingkat
Penataan
Proses bisa terstruktur jika model
proses bisnis mengatur aktivitas dan kendala pelaksanaan secara lengkap.
Pilihan yang berbeda untuk keputusan yang akan dibuat selama proses telah
dijelaskan saat desain. Misal, biaya credit suatu proses telah disepakati
sebelumnya sehingga setiap proses menggunakan jumlah yang diminta untuk
menentukan cabang mengambilnya. Aliran kerja produksi terstruktur dengan baik
dan berulang-ulang. Melewatkan kegiatan proses tertentu dan pekerja tidak butuh
atau melaksanakan langkah-langkah secara bersamaan yang diperintahkan berurutan
dalam model proses merupakan hal yang tidak mungkin dalam proses bisnis
terstruktur. Pekerja yang berpengetahuan lebih baik memandang proses bisnis
merupakan hal yang tidak kaku sehingga aktivitas dilakukan berurutan dan
berkali-kali sampai dirasa tujuan telah tercapai. Konsep untuk mendukung bagian
tak restruktur proses disebut juga aktivitas adhoc. Penanganan kasus dilakukan
dengan tingkat penataan rendah dan fleksibilitas tinggi.
Sumber : Business Process Management by Mathias Weske Page 17
